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相信很多人都被无效会议困扰过。尤其是作为管理者,很多时候一天有7-8个会,从一踏进办公室的瞬间,你的时间就不属于你了。2021年5月25日,创业酵母创始人张丽俊老师在“张丽俊讲管理”话题专栏做了主题分享——“什么是正确的开会姿势”。话题从管理者角度深度剖析如何有效、高效组织会议,帮助大家摆脱低效、无效会议,高效率达成会议目标。

创业酵母创始人-张丽俊(Cherry)

一、会议的明线:七步曲

低效、无效的会议花样百出,但高效的会议一定有百试不爽的“套路”,我们称之为“会议七步曲”。这“七步曲”是帮助我们开好一场会的明线。

第一步:明确会议目标和达成的价值贡献

我们每次开会,都要有一个明确的目标或需要解决的解决问题,要把开会的时间控制在一小时以内。只有这样,才能让所有人有备而来,并且高效的拿着结论回去。

第二步:只邀请有效人员参加会议

每次开会,只邀请有效人员参加,不要随意扩大和缩小会议规模。决策会议,只需要关键人员参加;学习分享,尽量多让相关人员参加;宣布重要事项,必须全员参加;涉及隐私的谈话,只能一对一。

第三步:所有人做好会议相关的准备

开会,有没有好的主持人是关键。会前,主持人要确保大家都知道会议目标和进度议程,确保收集到所有会议所需的报告、课件、数据等资料。

第四步:有效的会议主持人

就像前一条说的,主持人需要敦促大家做准备,要控制会议进程和确保拿到结果。

会议的载体就是主持,可以说,没有好主持人就没有好会议。

第五步:严格遵守会议流程

高效会议,必须要严格控制流程和时间。

第六步:达成共识

哪怕只有阶段性的结论,也是需要达成共识的。

第七步:必须有跟进记录

达成共识之后,有跟进的规划、有会议记录,有落地的措施。

二、开好会议的暗线

主持人对于一场会议的作用非常重要。所以高效会议的暗线,就是合格的会议主持人。怎样衡量主持人是否合格?

1、你一定要知道,会议为什么要开,开要达到什么目的,这场会给参会的所有人带来哪些价值。

2、有相关的会议准备,尤其提问的准备。

好的会议主持人会自己设计问题,希望通过抛问题引发大家思考,通过抛问题得到结论,让大家在提问和回答的过程中产生真正的共识。提问的最高境界,是通过案例的剖析来达成共识,用别人的嘴说出你想要的答案。

3、有预想的答案。

好的主持人在开会之前会预想一个问题的答案。如果会后得出的共识和你的预想八九不离十,说明主持人的功力高。如果最后合理的推翻了这个预想,也是一件好事,说明你的认知被更新了。

三、为什么你开的会就是低效?

很多人会说,张丽俊老师,为什么我按照流程来开会,也做好了主持人的工作,但还是没有效率呢?出现这种现象,你的公司可能存在三种问题:

1、专业主义

专业主义思维总是在告诉大家,我是专业的,要听我的;你不听我的,就是你不够专业。这样的领导会局限于专业领域当中,不会和别的部门链接。一旦出了问题就倾向于扣帽子、甩锅、死不认错,让沟通协同全都变成了鸡同鸭讲。

2、本位主义

这样的人不考虑公司整体的目标和共同创造的价值,只想要本部门的诉求,甚至把个人利益凌驾于组织利益之上。如果对面部门指出问题,本位主义的领导会立马发火,说你在挑战我的权威吗?本位主义是毁掉跨部门协同的杀手。

3、形式主义

形式主义就是没有结果导向,是做给下属和老板看的,没有给自己看。开会走形式,落地不执行,自然没有效果。管理者要克服内心的障碍,以结果为导向,有冲突的时候不要以自我为中心,也不要以自己的价值为纲领,破除私心,放下固执。

创业酵母创始人张丽俊老师讲课中

四、有效会议的场景案例

说了这么多,会到底怎么开?

下面以在线营销部门为例子,为大家展示一些开会场景。

1、和老板做营销预算,该怎么开会?

(1)知道营销预算的总池子是多少,有目标规划。想清楚你要什么、老板要什么、共同目标是什么。给出具体细节:广告投放下去,能带来多少销售额,ROI是1:3还是1:5,这笔预算如何花得有效率?

(2)邀请相关的人(KP)参会,包括老板、财务、人力等。

(3)发会议通知,把分析报告发给与会的人,并要求大家都看过报告。

2、与协同部门意见有分歧,如何开会?

这类协同会议的争吵点在于,销售部门认为你提供的线索数量不达标、质量不够;而在线营销要证明这其中有没有销售跟进不及时、与客户的沟通不专业的问题。

协同的本质就是没有共同的目标和共同的价值。这种情况下,会议目标第一件事:想清楚你要什么,你们共同要什么。

你需要有很好的解决策略:

讲清楚线索是怎么来的,如何提高质量。通过数据分析,证明哪些线索是好的。

通过案例证明哪些线索是被浪费掉了(不当跟进、客户投诉),证明线索没有被重视。

结语:

尊重自己的时间,是管理者最基本的素养;尊重所有人的时间,是管理者负责任的表现。无论开什么会,都要避免专业主义、本位主义和形式主义。开会,是组织管理的润滑剂,部门关系的粘合剂,业务发展的助燃剂。所以,消灭无效会议是管理者的职责。

创业酵母作为一家以教育和咨询为核心的一站式企业服务平台,致力于助力不同生命周期的企业走向精细化管理,推动企业创新发展,加速实现数字化转型。针对企业不同时期的痛点和需求,开设不同课程及企业咨询服务,切实解决企业问题,长期陪伴企业发展。

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